kok体育app下载安装外事活动接待管理流程

发布者:吕玢发布时间:2020-03-05浏览次数:27

为进一步规范俄罗斯东欧学院各类外事活动接待安排,更好地开展学院国际化工作,积极配合学校对外合作交流处完成各类外事接待活动,kok体育app下载安装特制定学院外事活动接待流程。外事活动接待流程分三阶段,各阶段主要工作及负责人如下:

一、常规外事活动

1. 活动前期

  各语系负责前期与外宾来访的各项沟通工作,包括确定来访人员姓名、职务、护照号及来访时间。俄罗斯、乌克兰、白俄罗斯地区由学院外事主管和外事秘书负责,其他各国家由负责语系各自承●!H绻捶猛抛橹苯恿笛M馐麓Γ蚋饔锵蹈涸鹩胄M馐麓Χ越樱浜贤馐麓Φ母飨钋捌诠低ê妥急腹ぷ鳌H粞肴嘶蜓胪抛樾枰牒敫饔锵迪蜓г禾峁├捶萌嗽毕喙匦畔ⅲг航褂猛骋荒0澹捶萌嘶蚶捶猛抛槌鼍哐牒

   若接待活动为校级(校领导出席),接待流程(确定中方出席人员、具体流程等)、活动各项预算由俄欧亚学院院长、外事主管和各语系主任和校外事处会同协商制定。活动预算和接待流程由学院外事秘书通过OA系统“外事接待管理”上报外事处审批。会议议程、中外方人员席卡、预定摄影摄像、会议室预定、会议用小国旗、会议PPT、会议坐席安排、外方车辆进校安排(车牌号及进校时间)、外方礼物由外事处负责。若接待活动为学院级别,活动各项预算、接待流程、会议坐席安排由俄欧亚学院院长、外事主管和各语系主任会同商定。会议PPT及外方车辆进校安排由外事秘书负责。若需宴请,学院办公室主任负责宴请预定事宜。

2. 活动当天

  若接待活动为校级,外事接待活动由外事处与学院会同接待。若接待活动为院级,外事接待活动由院长、外事主管、各语系主任、各语种专业教师负责接待,外事秘书负责现场会务工作。

3. 活动结束

若专业教师参与外事接待活动,则专业教师负责活动新闻稿撰写和《驻沪领馆官员活动情况反馈表》(若接待驻华大使馆、驻沪总领馆人员)填写工作。若专业教师未参与外事接待活动,则外事秘书负责新闻稿撰写和《驻沪领馆官员活动情况反馈表》填写工作。最后,外事秘书负责新闻稿发布宣传工作。

 

二、会议讲座

前期与讲座人各项沟通事宜(讲座人信息、讲座时间、地点、讲座人单位介绍、来访目的)由各语系负责,并报外事秘书。接待安排与活动预算由各语系与院长、外事主管、院办主任沟通确定。所有信息汇总后由外事秘书报OA“外事接待管理”至外事处审核。会议讲座接待和后续新闻报道由各语系负责。